Au sein des entreprises, l’adoption d’un nouvel outil (logiciel, application ou solution collaborative) peut transformer la productivité et la collaboration de vos équipes. Mais mal préparée, cette transition peut devenir un véritable casse-tête : perte de données, résistance des équipes, temps d’adaptation long… Alez PC, prestataire informatique depuis 2005, vous donne quelques astuces pour appréhender correctement la mise en route d’un nouvel outil informatique.
4 astuces pour réussir un changement d’outil informatique efficacement
1. Ne pas choisir un outil informatique sans analyser vos besoins
Le réflexe “il faut un nouvel outil, trouvons le plus populaire” est souvent dangereux car il faut sélectionner un équipement vraiment adapté aux besoins métiers de vos collaborateurs.
Pour choisir le bon outil informatique vous devez d’abord :
- Identifier les problèmes précis que rencontre votre équipe pour que l’outils sélectionné puisse les résoudre. (Si vous prenez une solution qui ne réponds pas à 100% de vos besoins, vous récolterez encore des mécontentements.
- Définir les fonctionnalités indispensables et celles optionnelles.
- Impliquer les collaborateurs qui vont utiliser l’outil informatique au quotidien dans le choix.
- Réaliser des tests lorsque la société vendant le produit le propose (dans le cas d’un logiciel).
2. Ignorer la migration des données informatiques
Un changement d’outil implique souvent de transférer des données sensibles ou non (contacts, documents, historiques…). Cette étape est la plupart du temps sous-estimée par les entreprises et se retrouvent avec des pertes importantes de données ou encore des fichiers/documents en doublons.
Réussissez votre transfert de données en suivant nos conseils ci-dessous :
- Prévoir un plan clair de migration (et de sauvegarde) de vos données numériques.
- Vérifier la compatibilité des formats et la sécurité pendant le transfert.
- Tester la migration sur un petit périmètre avant de passer en production.
Grâce à un transfert de données réussi vous pourrez continuer votre activité en tout fluidité et sans interruption.
3. Oublier la formation et l’accompagnement des équipes
Même le meilleur outil du monde sera inefficace si personne ne sait s’en servir. Vous devez impérativement accompagner vos équipes dans l’apprentissage de ce nouvel outil. Vous devez :
- Organiser des sessions de formation adaptées à chaque profil.
- Fournir des guides et tutoriels pratiques (parfois fourni par le fournisseur).
- Mettre en place un support disponible pour répondre aux questions au démarrage.
Grâce à un référent sur l’outil ou à des formations vous obtiendrez moins de frustration de la part de vos équipes et une meilleure productivité.
- Ne pas planifier le suivi et l’évaluation
Changer d’outil ne s’arrête pas à l’installation. Sans suivi, vous ne savez pas si l’outil informatique apporte réellement les bénéfices attendus.
Le référent de ce nouvel outil informatique doit :
- Définir des indicateurs de performance avant la mise en place.
- Suivre régulièrement l’usage et la satisfaction des utilisateurs (élaboration de point régulier pour échanger avec eux afin de voir s’il y a des blocages ou non, etc).
- Ajuster les configurations ou compléter avec des modules si nécessaire.
En réalisant ce suivi, vous maximisez le retour sur investissement et améliorez l’efficacité des processus.
Alez PC peut vous accompagner dans votre transition informatique
Nous savons qu’une transition informatique réussie passe avant tout par l’écoute et la compréhension de vos enjeux.
Notre équipe d’experts vous accompagne pas à pas pour faire évoluer vos outils, former vos collaborateurs et simplifier votre quotidien numérique, tout en assurant une continuité d’activité sans perturbation.
