En tant que prestataire informatique, nous avons à cœur de sensibiliser toutes les personnes possédant une boite mail à l’utiliser de manière efficace et durable. Une messagerie mal gérer peut causer de nombreux problèmes de lenteurs voir de plantage système, de recherches et d’envoi.
Si vous rencontrez l’un de ces 3 cas, essayez de soulager votre boite mail : Elle doit être pleine ! Avoir 50Go de rempli sur 50Go c’est loin d’être bon pour votre ordinateur. Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul à rencontrer des difficultés dans le management de ces mails. Voici quelques Astuces et bonnes pratiques pour un bon usage de votre messagerie.
Votre boite mail n’est définitivement pas un espace de stockage
Laissez-vous dans votre boîte aux lettres physiques s’accumuler des tonnes de courriers ? Non ! Alors faites de même avec votre messagerie. Voici quelques conseils pour vous aider à prendre en main l’organisation de votre boîte mail :
- Classez vos mails importants
- Supprimez les mails moins importants
- Supprimez les mails lourdes
- Astuce Outlook : Faites un clic droit sur le « Dossier de recherche » situé dans la barre latérale gauche en dessous de votre boite d’envoi puis dans « Organisation du courrier », sélectionnez « Courrier Volumineux » ensuite réglez la taille supérieure que vous souhaitez afficher. Nous vous recommandons d’inscrire 1024Ko ce qui correspond à 1Mo. 1Mo correspond à un gros mail. Lorsque vous cliquez sur « Ok » alors la messagerie Outlook va trier vos mails du plus volumineux au moins volumineux. Vous n’aurez plus qu’a supprimer rapidement les mails encombrants.
- Supprimez et désabonnez-vous les newsletters et autres infolettres que vous ne lisez pas
- Supprimez les SPAMS
- Enregistrez les pièces jointes (images, documents, vidéo…) sur un serveur
- Supprimez les mails avec des pièces jointes
- Videz la corbeille de votre boite mail
- Créer deux signatures mails : une « corporate » pour tous les mails externes, une autre pour l’interne qui aura moins d’images.
Réalisez ces actions quotidiennement pour ne pas vous laisser déborder.
La solution de facilité (ce que nous ne recommandons surtout pas) est d’upgrader votre capacité de stockage en changeant de licence mais cela à un coût. Votre hiérarchie ne l’acceptera peut-être pas.
Prendre soin de sa messagerie passe également par l’apprentissage de la création et de la réception des mails.
Posez-vous les bonnes questions avant d’envoyer un mail : Est-ce que le mail est vraiment utile ? (D’autres alternatives sont possibles : Le Chat, Le téléphone, Une visio-conférence, Se déplacer…) Qui mettre dans la boucle ? et Pourquoi ? Moins vous envoyez et stockez de mails moindres sera votre impact écologique car un mail envoyé et stocké consomme de l’énergie, ne l’oubliez pas ! 🌱
- Pour faciliter la recherche dans votre messagerie :
- Rédiger un objet de mail claire avec des mots-clés
- Un mail = un sujet
- Ne mettez pas la terre en copie, cela ne sert à rien !
- Choisissez-le ou les bon(s) interlocuteur(s), c’est mieux.
- Utilisez correctement les différents champs de destination
- A : La personne dont vous souhaitez une réponse
- CC : Pour tenir informer les personnes pouvant interagir avec le contenu
- CCI : envoyer un mail à un grand nombre de personnes tout en masquant à chacun d’entre eux la liste de destinataires de ce mail
- Vous devez envoyer une pièce jointe ?
- N’envoyez pas de photos ou de vidéos, utilisez des solutions adaptées comme WeTransFer, Smash, Transfer Now…
- Ne Faites pas de réponse à tous. Tout le monde n’est pas concerné, seul l’émetteur souhaite avoir votre réponse.
L’impact d’une messagerie
Une boite mail a un impact sur :
- La performance de votre ordinateur,
- La productivité de vos collaborateurs et votre productivité,
- L’écologie,
- Le coût de chaque licence
