Faites-vous partie des entreprises où la gestion des fichiers est devenue ingérable au quotidien ? (Des fichiers numériques en doublons, de multiples versions de fichiers, des collaborateurs frustrés de ne pas pouvoir ouvrir un document en simultané, une gestion des droits d’accès inexistante). Pas de panique, de multiples entreprises subissent le même sort. Le logiciel SharePoint est sûrement LA solution à vos différentes problématiques.
SharePoint est une véritable boîte à outil permettant de contrôler et de gérer de manière efficace l’ensemble des fichiers de votre entreprise. Grâce à cet outil collaboratif, vous allez améliorer la productivité, la communication et l’harmonie au sein de vos équipes. Tous les autres avantages de SharePoint sont à lire ici.
Configurer de manière intelligente vos données
SharePoint configure vos données numériques selon vos besoins et vos équipes. Chacun de vos salariés aura en sa possession un login et un mot de passe propre à chacun.
En amont, vous allez devoir définir différents groupes d’utilisateurs ayant des droits de visibilité, d’édition ou d’administration et ce, selon leur statut. Après avoir créé des groupes d’utilisateurs, vous allez devoir créer de grands dossiers (représentant la plupart du temps vos départements). Une fois ces étapes faites, votre entreprise bénéficiera d’une structure propre et claire. N’hésitez pas à créer des règles de nommage pour que toute personne cherchant un document puisse le retrouver en un claquement de doigt.
Si jamais une personne n’a pas le temps ou l’envie de chercher un document, l’utilisateur peut utiliser le moteur de recherche pour trouver le document souhaité. Le moteur de recherche intégré à SharePoint se base sur les mots-clés, le contenu du fichier et les métadonnées attribuées.
Un partage de fichiers en Interne
Partage de fichiers facilité
Plus besoin d’envoyer le document via votre boite mail, une fonctionnalité permet de notifier une personne pour qu’elle puisse prendre connaissance du document.
- Vos collaborateurs apprécieront toujours d’avoir moins de mail.
Un travail collaboratif
L’avantage de SharePoint est de pouvoir travailler collaborativement sur le même document et en même temps. Un avantage très apprécié lorsque votre équipe est en télétravail. En plus d’être collaboratif, vous pouvez laisser des commentaires et suivre les corrections de vos collaborateurs via une notification.
Un Chat est également disponible sur chaque document. Vous pouvez donc échanger directement en ligne même lorsqu’il vous est difficile de répondre au téléphone (Open Space, en Déplacement…).
Un partage de fichiers en Externe
Grâce à SharePoint, vous pouvez inviter des personnes externes à votre réseau informatique et ceci de manière sécurisée. Vous devez travailler sur un planning, un plan éditorial, une liste ou tout autre sujet avec un salarié d’une autre société. Vous pouvez lui donner permission de lire, d’éditer voire même d’administrer un document pour faciliter le travail d’équipe.
Si vous souhaitez davantage de détails sur le sujet ou si vous souhaitez paramétrer votre propre SharePoint, n’hésitez pas à utiliser le formulaire de contact.
