Maintenance informatique pour les notaires

Services de maintenance informatique pour les notaires

Une maintenance informatique sécurisée et performante pour permettre à votre étude notariale de travailler sans interruption.

Tout comme pour les cabinets d’avocats, les experts-comptables ou les gestionnaires de paie, la maintenance informatique pour les notaires requiert un niveau élevé de sécurité, de conformité et de disponibilité. En effet, la nature confidentielle des données juridiques et l’obligation de continuité de service en font un enjeu critique.

Contrairement à d’autres secteurs, une panne réseau ou une faille de sécurité dans une étude notariale peut paralyser la signature d’actes authentiques, bloquer des transactions financières importantes et engager la responsabilité juridique de l’officier public.

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Alez PC : L’infogérance au service des notaires

Pour répondre à ces exigences, Alez PC prestataire en maintenance informatique, déploie des solutions sur-mesure, adaptées au quotidien des études notariales.

Pour votre activité, la maintenance doit s’appuyer sur 4 piliers :

Intégration et maintenance de vos logiciels métiers

Quelle que soit la taille de votre étude notariale, votre parc informatique doit être parfaitement synchronisé avec vos logiciels (comme INot chez Genapi, ou Signatures de Fiducial Notaires). Nos équipes assurent la configuration de vos postes et la mise à jour de vos logiciels sur tous vos sites, garantissant une continuité parfaite à l’étude, ou en télétravail.

Helpdesk réactif et proche de vous

Rien de pire pour un notaire qu’une lenteur, voire une panne informatique, en plein rdv de signatures d’actes. Le bon fonctionnement de la signature électronique des actes authentiques nécessite une infrastructure irréprochable et bien sûr, un service d’assistance réactif, que ce soit en ligne ou sur site. Depuis 2005, Alez PC accompagne ses clients TPE/PME dans leur transformation numérique.

Sécurité logicielle maximale

Les offices notariaux sont des cibles privilégiées pour les cyberattaques. La maintenance informatique pour les notaires comprend l’externalisation des données, des sauvegardes régulières pour parer toute attaque, la sécurisation des accès (VPN sécurisés pour le télétravail ou le multi-office).

Voir aussi nos offres cybersécurité pour les entreprises.

Sauvegardes résilientes

Des solutions de sauvegarde externalisées et hautement sécurisées sont mises en place pour garantir la récupération immédiate des dossiers clients et des répertoires en cas de sinistre. Découvrir nos solutions de sauvegardes locales et en ligne/Cloud (hébergées sur des serveurs français et européens).

Maintenance informatique pour les notaires

Solutions téléphonie fixe et mobile pour notaires

Alez PC : Solutions de mobilité et de travail collaboratif conçues pour les notaires

À l’instar des avocats, les notaires doivent pouvoir accéder à leurs dossiers en toute sécurité lors de leurs déplacements et rendez-vous extérieurs. Alez PC conçoit pour les offices notariaux des solutions de travail collaboratif sur-mesure, parfaitement alignées sur les exigences de leur profession.

Accès distant sécurisé : Configuration de VPN sécurisés pour le télétravail ou les déplacements professionnels.
Messagerie et outils collaboratifs professionnels : Déploiement et sécurisation de solutions comme Microsoft 365 configurées selon les besoins de la profession.

Nous vous proposons également les équipements spécifiques aux salles de signature :

Visioconférence sécurisée : Installation de systèmes audio et vidéo de haute qualité pour les signatures à distance (AAAD – Acte Authentique Sur Support Électronique).
Réseau invités (Wi-Fi) : Configuration d’un réseau sans fil totalement isolé du réseau interne de l’étude pour les clients de passage.
Solutions de téléphonie Cisco Webex : ADNOV s’associe à Cisco pour proposer une offre de téléphonie VoIP et de visioconférence spécifiquement adaptée aux contraintes des études notariales. Alez PC vous propose un accompagnement global grâce à ses solutions de téléphonie sécurisée fixe et mobile.

Que peut contenir la maintenance informatique pour les notaires ?

Une prestation de maintenance informatique peut couvrir l’ensemble de l’environnement IT de l’étude.

Selon vos besoins, elle peut notamment inclure :

Supervision du parc informatique ;
Maintenance des ordinateurs ;
Assistance aux utilisateurs ;
Dépannage à distance
Interventions sur site ;
Maintenance des serveurs ;
Maintenance du réseau ;
Administration des comptes et droits d’accès ;

Gestion des mises à jour de vos logiciels métiers ;
Suivi de vos équipements ;
Maintenance des systèmes de sauvegarde et PRA ;
Sécurisation des postes informatiques à l’étude et pour le multi-office ;
Accompagnement lors du renouvellement du matériel ;
Conseils informatiques et préconisations ;
Documentation de l’infrastructure ;
Accompagnement lors de projets informatiques.

Le périmètre doit être défini en fonction de la taille de l’étude, du nombre d’utilisateurs, des équipements et des applications utilisées.

Questions / Réponses Maintenance informatique notaires

Quel est l'intérêt d'un contrat de maintenance informatique (MCO) dédié aux notaires ?

Même à petite échelle, une panne réseau ou une perte de données bloque immédiatement la signature des actes et peut impacter votre chiffre d’affaires (les frais de dépannage informatique au coup par coup peuvent rapidement grimper). Externaliser votre maintenance informatique via un forfait fixe vous permet de déléguer cette responsabilité technique à des experts. C’est l’assurance d’avoir un budget informatique totalement maîtrisé à l’année et un outil de travail plus fluide, toujours conforme aux exigences de votre profession.

Comment assurer la conformité RGPD et la sécurité des actes authentiques électroniques ?

Votre prestataire en maintenance informatique intervient justement pour matérialiser la sécurité informatique de votre étude au quotidien :

Chiffrement des données de bout en bout : Activer le chiffrement sur tous les ordinateurs de l’étude, en particulier les PC portables, pour éviter qu’un document sensible intercepté ne soit lisible.
Mise en place de la MFA : Imposer une double authentification pour accéder aux ordinateurs et aux logiciels de l’étude.
Gestion des accès (moindre privilège) : Veiller à ce qu’un collaborateur ou un intervenant externe n’ait accès qu’aux seuls dossiers qui le concernent directement.
Configuration de vos pare-feux / firewall : Mise en place d’un pare-feu professionnel pour filtrer les connexions entrantes et sortantes, bloquer les tentatives d’intrusion.
Sauvegardes immuables : Mise en place de stratégies de sauvegardes régulières et de tests de restauration des données.

Nous réalisons également des audits de sécurité préventifs pour optimiser votre infrastructure. Contactez-nous pour en discuter

Pourquoi le Wi-Fi de mon étude est-il lent ?

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela :

Le chiffrement et la sécurité notariale (VPN / Réseau CSN). Vos flux de données transitent par des protocoles de sécurité stricts (VPN, passerelles sécurisées vers le Conseil Supérieur du Notariat). Ce chiffrement permanent des données ajoute une « couche » de traitement qui ralentit la vitesse perçue, surtout si le matériel informatique est vieillissant. En tant que prestataire en maintenance informatique, nous vérifions que le routeur/firewall de votre étude dispose d’une puissance de calcul suffisante pour gérer le chiffrement de tous les postes en simultané.
La saturation par les smartphones et les clients. Si vos collaborateurs et vos clients de passage se connectent tous au même réseau Wi-Fi avec leurs téléphones, la bande passante est vite saturée. Le téléchargement d’une pièce jointe volumineuse par un client dans la salle d’attente peut ralentir la signature d’un acte dans le bureau principal. La solution ? La mise en place de trois réseaux Wi-Fi distincts (VLAN). Avec par exemple : un réseau Production pour les tablettes de signatures, un Collaborateurs pour l’équipe, et un réseau Guests/invités pour les clients de l’étude.
Une offre internet inadaptée (ADSL / VDSL). Si l’étude n’est pas encore raccordée à la Fibre, l’envoi de lourds fichiers de transferts de propriété, les visioconférences et la GED saturent instantanément une connexion ADSL classique. Notre solution : nous pouvons vous aider à passer à la Fibre ou, à défaut, souscrire à un routeur 4G/5G professionnel en renfort.
Votre étude est située dans un bâtiment ancien ? Les études notariales sont souvent installées dans des locaux aux murs épais (pierre professionnelle, béton armé, double cloisonnement pour l’isolation phonique des bureaux). Ces matériaux peuvent bloquer ou affaiblir considérablement les ondes Wi-Fi. C’est pourquoi nous pouvons vous proposer de remplacer la box unique par un réseau de bornes Wi-Fi Mesh adaptées à la taille et la configuration de vos espaces de travail.

Quelle est la différence entre maintenance corrective et préventive ?

La maintenance corrective intervient après la panne.

La maintenance préventive (à privilégier) agit avant la panne. Votre prestataire en maintenance informatique surveille votre réseau en temps réel grâce à un système de monitoring, installe les mises à jour de sécurité et anticipe les défaillances des disques durs pour éviter tout arrêt de l’étude.