En tant que Prestataire en Informatique, nous sommes souvent confrontés à des urgences dans la création des postes informatiques de vos nouveaux talents.
Savez-vous que la préparation de poste informatique demande des ressources (humaines et technologiques) & exige le respect de certaines procédures ? Nous avons donc besoin d’un temps incompressible !
Et pourtant, cela pourrait être bien plus simple si vous nous contactiez dès la signature du contrat.
Préparer en amont l’arrivée d’un nouveau collaborateur
Les procédures de recrutement sont longues à aboutir dans la plupart du temps mais d’un point de vue Administratif, votre service RH connaît l’ensemble des dates d’arrivées de tout nouveau collaborateur. Il connaît donc la fonction et le nom de votre nouvelle recrue. Vous voyez où nous souhaitons en venir ?
Dès que vous êtes certains de l’embauche : Prévenez votre prestataire informatique, ainsi nous pourrons :
- Commander un poste informatique (et autres équipements technologiques) adéquat avec la fonction
- Réceptionner et vérifier l’état de l’ordinateur
- Préparer le poste informatique (Création de sessions, configuration de messagerie, installation du système d’exploitation et de l’ensemble des logiciels…)
- Envoyer l’ordinateur pour que vous l’ayez le jour J.
Ce dont nous avons besoin : de son nom, de son prénom, de l’intitulé du poste, et de la liste de logiciels dont il aura besoin pour effectuer l’ensemble de ses missions.
Une astuce pour l’accueillir convenablement : Nous copier/coller son nom de famille afin d’être certains de ne pas avoir de coquilles et donc de ne pas frustrer dès le premier jour votre coéquipier. Personne n’aime avoir de fautes dans son nom de famille. Cela fait toute suite négligé et irrespectueux.
De cette manière nous pourrons paramétrer correctement l’ordinateur. Voici la liste non exhaustive des tâches que nous devons faire et ce durant dans un temps incompressible.
- Session,
- Adresse Mail Professionnelle,
- Signature,
- Droit d’accès serveur, VPN, groupes
- Téléphone,
- Logiciels (Suite Bureautique, logiciels créatifs, Intranet…)
- Espace de Stockage
- …
Bien sûr, il faudra également penser à faire signer la charte informatique, les clauses de confidentialité, présenter les outils et les bonnes pratiques informatiques (la cyber hygiène au sein de votre entreprise ?).
L’ensemble de ces attentions donnera une image positive de votre société et vous obtiendrez un collaborateur performant dès les premières minutes
Et ensuite ?
Bien sûr les équipements techniques ne font pas tout dans l’accueil de votre nouveau collaborateur mais ils contribuent grandement à son intégration. N’oubliez pas que l’approche sociale est également très importante :
- Visite des locaux
- Déjeuner avec l’équipe
- Nommer un parrain pour servir de guide
- Actualiser les organigrammes dans le livret d’accueil
- …
Alors démarquez-vous et transmettez-nous les bonnes informations au bon moment. Le recrutement d’un nouveau collaborateur est en cours ? Dites-le nous dès maintenant.
